Nextado Staffing Hub
Datenschutzhinweise
Stand: 16. Oktober 2026 · Version 2026-10-16.11
Entwurf: Angaben zum Verantwortlichen fehlen noch (Datenschutzbeauftragte(r), Aufbewahrung der Datensicherungen). Dieser Hinweis ist vor dem Einsatz mit echten Daten zu vervollständigen und rechtlich zu prüfen.
Mit diesen Hinweisen erfährst du, welche personenbezogenen Daten wir im Nextado Staffing Hub verarbeiten, wofür, auf welcher Rechtsgrundlage, wer sie sieht, wie lange wir sie speichern und welche Rechte du hast. Wir schreiben „du“, weil die Anwendung dich ebenfalls so anspricht.
1. Wer ist verantwortlich?
Verantwortlich für die Verarbeitung im Staffing Hub ist die Nextado GmbH, Lindenallee 41, 45127 Essen, vertreten durch Vincent Chowanietz und Andre Tenbuß, eingetragen im Amtsgericht Essen, HRB 36343.
Datenschutzanfragen richtest du an info@nextado.com. Datenschutzbeauftragte(r): [bitte ergänzen: Name und Kontakt oder Angabe, dass keine Benennung erforderlich ist].
Wenn du über ein Partnerunternehmen eingeladen wurdest
Bist du Mitarbeiterin oder Mitarbeiter eines Partnerunternehmens, verarbeitet auch dieses Unternehmen Daten über dich: Es hat dich eingeladen, verwaltet dein Profil mit (seine Manager können alle Felder deines Profils bearbeiten, es deaktivieren oder löschen) und entscheidet, ob dein Profil für Nextado freigegeben wird. Soweit das Partnerunternehmen Daten über seine Beschäftigten erhebt und verwaltet, ist es dafür selbst verantwortlich. Nextado stellt die Plattform bereit und entscheidet über die Vermittlung von Projekten. Wie Nextado und das Partnerunternehmen ihre Aufgaben dabei aufteilen, regeln sie vertraglich; auf Anfrage erläutern wir dir das Wesentliche. Bei Fragen zu deinen Daten kannst du dich an beide wenden.
2. Wofür dient der Staffing Hub?
Der Staffing Hub ist eine Plattform, auf der Nextado selbstständige Beraterinnen und Berater sowie Beschäftigte von Partnerunternehmen im SAP-Umfeld mit Projektanfragen zusammenbringt. Du pflegst dein fachliches Profil und deine Verfügbarkeit; Nextado sucht passende Profile, fragt Verfügbarkeiten an und stellt Kunden ausgewählte Profile vor.
3. Welche Daten verarbeiten wir?
3.1 Konto und Anmeldung
- Name, E-Mail-Adresse, Rolle (z. B. Freelancer, Partner-Mitarbeiter, Manager) und zugehöriges Partnerunternehmen; diese Angaben stammen aus der Einladung und von dir.
- Das Passwort speichern wir nicht im Klartext; unsere Anmeldedienste (Appwrite auf unserem Server, siehe Abschnitt 6) speichern es nur als gesicherten Hashwert.
- Angaben zum zweiten Faktor (Authenticator-App oder Code per E-Mail) und der Zeitpunkt der Bestätigung dieser Datenschutzhinweise samt Version.
- Einladungsdaten: Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, optional eine Nachricht der einladenden Person, Gültigkeit des Links (sieben Tage).
- Persönliche Einstellungen (freiwillig): ein Profilbild, das in deiner Kopfzeile, für Nextado-Admins in der Konten- und Partnerübersicht und für die Manager deines Partnerunternehmens in der Profilansicht erscheint und, nur wenn du es in deinen Einstellungen ausdrücklich erlaubst (Standard: aus), in CVs für Kunden (Word oder PDF) verwendet wird, die mit deinem vollen Namen exportiert werden (nie bei abgekürztem Namen), und deine Wahl der Darstellung (hell, dunkel oder wie das Gerät). Hochgeladene Bilder werden neu zusammengesetzt, Metadaten wie Aufnahmeort gehen dabei verloren. Du kannst das Bild jederzeit ersetzen oder entfernen.
3.2 Dein Profil
- Stammdaten und Kontaktdaten: Vor- und Nachname, Wohnort, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, LinkedIn-Adresse.
- Fachliche Angaben: Kurzprofil, Sprachen mit Niveau, Ausbildung, berufliche Stationen, Projekte (mit Branche, Rolle, Beschreibung, Technologien, optional interne Kundenreferenz), Skills und SAP-Module, Zertifikate und Trainings, gewünschter Remote-Anteil.
- Verfügbarkeit: Zeiträume mit Prozentwert und der Zeitpunkt, zu dem du sie zuletzt bestätigt hast; frühere Zeiträume bleiben als Historie erhalten, solange dein Profil besteht.
- Abgeleitete Werte: Vollständigkeit des Profils und häufigste Branchen aus deinen Projekten.
- Du entscheidest, was du einträgst. Bitte keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheit, Religion, Gewerkschaftszugehörigkeit) und keine Daten Dritter ohne Grund angeben.
3.3 Nutzung, Sicherheit und Nachvollziehbarkeit
- Sicherheitsprotokoll: Anmeldungen, fehlgeschlagene Anmeldeversuche, fehlgeschlagene Faktor-Eingaben, Sperrungen und Entsperrungen, neue Geräte, jeweils mit Zeitpunkt, Konto, IP-Adresse (bei IPv6 auf das Netzpräfix gekürzt) und Browser-Kennung. Bei fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen wird die E-Mail-Adresse nur als nicht rückrechenbare Kennung festgehalten.
- Änderungsprotokoll: wer wann welches Feld oder welchen Bereich eines Profils geändert, geteilt, gelöscht, wiederhergestellt oder exportiert hat. Es enthält keine Inhalte, nur Akteur, Zeitpunkt, Aktion und die Namen der betroffenen Felder; Admin-Aktionen sind gekennzeichnet und begründet.
- Technische Zähler zur Abwehr von Missbrauch (Anzahl von Anmeldeversuchen, Einladungen, Exporten, Uploads je Person und Zeitfenster). Sie enthalten die IP-Adresse beziehungsweise Konto-Kennung und verfallen nach kurzer Zeit.
- Nutzungszähler der KI-Funktionen (Abschnitt 7): Anzahl der Aufrufe je Konto, Funktion und Monat, ohne Inhalte.
3.4 Cookies
Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies: ein Sitzungs-Cookie nach der Anmeldung und zwei kurzlebige Cookies für die Zwei-Faktor-Anmeldung (maximal eine Stunde). Sie sind nur für den Server lesbar, nicht für Skripte, und werden nur über verschlüsselte Verbindungen gesendet. Wir setzen keine Cookies zur Reichweitenmessung oder Werbung und binden keine Dienste Dritter ein. Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).
4. Zwecke und Rechtsgrundlagen
| Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Konto anlegen, Anmeldung, Betrieb des Staffing Hubs | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nutzungsverhältnis, Einladung), für Beschäftigte von Partnern zusätzlich lit. f (Interesse von Nextado und Partner an einer geordneten Projektvermittlung) |
| Profil pflegen, für Nextado sichtbar machen, Verfügbarkeit abfragen, passende Profile finden (bei selbstständigen Beraterinnen und Beratern) | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung und Durchführung der Vermittlung) |
| Profil von Beschäftigten eines Partners: Pflege durch den Partner, Freigabe an Nextado, Suche und Anfragen | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Besetzung von Projekten); die Freigabe erteilt das Partnerunternehmen, bei Beschäftigten ggf. im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses (§ 26 BDSG) |
| Ausgewählte Profile an Kunden von Nextado weitergeben (Word oder PDF) | Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO; datensparsam: standardmäßig nur Vorname und Initial des Nachnamens, nie Kontaktdaten |
| Sicherheit, Missbrauchsabwehr, Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Exporten, Notfallsperren | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit Art. 32 DSGVO (Sicherheit der Verarbeitung) |
| Technisch notwendige Cookies | § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
| Erfüllung gesetzlicher Pflichten (z. B. Auskunft gegenüber Behörden, steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrung, soweit sie Daten aus dem Staffing Hub betrifft) | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO |
Deine Bestätigung bei der Registrierung ist die Kenntnisnahme dieser Hinweise, keine Einwilligung. Wo wir ausnahmsweise eine Einwilligung brauchen, holen wir sie gesondert und freiwillig ein; du kannst sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Soweit wir uns auf berechtigte Interessen stützen, hast du ein Widerspruchsrecht (Abschnitt 10).
5. Wer sieht deine Daten?
| Wer | Was |
|---|---|
| Du | Dein gesamtes Profil. Nur Freelancer und Beschäftigte von Partnern mit eigenem Konto pflegen es selbst. |
| Nextado: Lead-Manager und Admins | Profile von selbstständigen Beraterinnen und Beratern sofort nach der Registrierung (auch unvollständige); Profile von Beschäftigten eines Partners erst nach ausdrücklicher Freigabe durch deren Manager. Beschäftigte der Nextado GmbH sind für Nextado ohne Freigabe sichtbar. Profile in Löschung, deaktivierte und nicht freigegebene Profile sieht Nextado nicht. Admins sehen außerdem die Protokolle (Abschnitt 3.3). |
| Manager deines Partnerunternehmens | Alle Profile ihrer Mitarbeitenden, auch nicht freigegebene, mit allen Feldern; sie dürfen diese ändern, freigeben oder entziehen, deaktivieren und löschen. Nextado-Admins haben diese Rechte nur für Beschäftigte der Nextado GmbH. |
| Andere Partner und andere Nutzer | Nie: Partner sehen keine Daten anderer Partner. |
| Kunden von Nextado | Nur ausgewählte Profile, die Nextado ihnen gezielt vorstellt: standardmäßig mit Vorname und Initial des Nachnamens, ohne E-Mail, Telefon, LinkedIn und Wohnort. Freitext wird vor dem Export von Kontaktdaten und Firmennamen bereinigt. In Ausnahmefällen kann ein Profil mit vollem Namen weitergegeben werden. Jeder Export wird protokolliert. |
6. Dienstleister und Empfänger
Wir setzen Dienstleister als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ein. Mit ihnen bestehen oder vor Produktivbetrieb bestehen entsprechende Verträge. Die Anwendung läuft auf Appwrite, einer Open-Source-Plattform, die Nextado selbst auf Servern von Hetzner betreibt; Appwrite ist deshalb kein Dienstleister, der Zugriff auf die Daten hat.
| Dienstleister | Aufgabe | Stand |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH (Rechenzentrum in Deutschland) | Hosting (Server) der Anwendung mit Datenbank, Dateispeicher, Anmeldung und Datensicherungen auf einem von Nextado betriebenen Appwrite-Server | im Einsatz |
| Langdock (EU-Modelle) | Sprachmodell für den KI-gestützten Lebenslauf-Import (Abschnitt 7) | im Einsatz |
| IONOS SE (Deutschland) | Versand von System-E-Mails über den SMTP-Server von IONOS (z. B. Einladungen, Anfragen zur Verfügbarkeit, Hinweise zu neuen Geräten, Wiederherstellungslinks); dabei verarbeitet IONOS Empfängeradresse, Betreff und Nachrichtentext | im Einsatz |
| Microsoft (Outlook) | Versand von Profilen an Kunden aus dem persönlichen Postfach von Nextado-Lead-Managern | geplant; wird erst nach Freischaltung eingesetzt |
Weitere Empfänger sind die Kunden von Nextado (Abschnitt 5), Berater und Dienstleister von Nextado, soweit sie zur Verschwiegenheit verpflichtet sind (z. B. Steuer- und Rechtsberatung), sowie Behörden und Gerichte, wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind.
Verarbeitung außerhalb der EU
Unser Ziel ist, personenbezogene Daten ausschließlich in der EU zu verarbeiten; Anwendung und Datenbank laufen in einem Rechenzentrum von Hetzner in Deutschland. Soweit Dienstleister oder ihre Konzernunternehmen ihren Sitz außerhalb der EU haben und ein Zugriff (z. B. im Support) nicht ausgeschlossen werden kann, stützen wir die Übermittlung auf geeignete Garantien, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln oder einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission. Eine Kopie der Garantien erhältst du auf Anfrage.
7. KI-gestützte Funktionen
Lebenslauf-Import (im Einsatz). Du kannst einen Lebenslauf (Word oder PDF) hochladen, damit ein Sprachmodell Vorschläge für deine Profilfelder macht. Die Datei wird nur für die Verarbeitung im Arbeitsspeicher genutzt und nicht gespeichert; der enthaltene Text wird an das Sprachmodell (nur EU-Modelle) übermittelt. Die Auswertung läuft im Hintergrund (Appwrite Function auf unserem Server); dabei liegt der erstellte Vorschlag, nicht das Dokument, kurzzeitig in der Datenbank. Er wird beim Abruf gelöscht und spätestens nach zwei Stunden automatisch entfernt. Fachbegriffe aus Lebensläufen, die im Skill-Katalog noch fehlen, werden ohne Personenbezug gezählt (Begriff und Zahl der Profile, keine Zuordnung zu Personen oder Dokumenten), damit Administratoren den Katalog ergänzen können. Du siehst jeden Vorschlag, kannst ihn korrigieren, bestätigen oder verwerfen; nur bestätigte Angaben landen in deinem Profil. Enthält ein Dokument Anweisungen, die das System manipulieren sollen, wird es nicht ausgewertet. Nextado-Admins sehen dann nur Angaben zum Vorgang (Zeitpunkt, Konto, Profil, Dateityp und -größe) und kurze Textstellen, die den Verdacht begründen, nicht das Dokument selbst.
KI-Vorschläge im Profil (im Einsatz). Weitere Funktionen nutzen dasselbe Sprachmodell (Langdock, nur EU-Modelle). Das Ergebnis ist immer ein Vorschlag, den du prüfst, bevor etwas gespeichert oder exportiert wird. Nextado-Admins können jede Funktion ein- und ausschalten und monatlich begrenzen. Gesendet wird nur, was die Funktion braucht; Name, Wohnort, E-Mail, Telefon, LinkedIn-Adresse und interne Kundenreferenzen gehören nie dazu, und E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Links in Freitexten werden vorher entfernt:
- Kurzprofil vorschlagen: Skills, Technologien, Schwerpunkte, Ausbildung, Zertifikate und Jobtitel (keine Projekttexte, keine Arbeitgeber oder Kunden).
- Projekte optimieren: Titel, Rolle, Branche, Beschreibung, Technologien und Skills der von dir gewählten Projekte; übernommene Vorschläge werden am Projekt gekennzeichnet („KI-optimiert“).
- Skills aus Projekten ableiten und inhaltliche Qualitätsprüfung: Kurzprofil, Skills, Projekte (Titel, Rolle, Beschreibung, Technologien), bei der Qualitätsprüfung auch Rollen und Zeiträume der Stationen und die Ausbildung. Nachnamen und Firmennamen in Freitexten werden gekürzt beziehungsweise entfernt. Die regelbasierten Hinweise des Qualitätschecks laufen ohne KI.
- Englische Fassung: Jobtitel, Kurzprofil, Projekte, Stationen (Rolle, Beschreibung) und Ausbildung (Abschluss, Fachrichtung), nicht Arbeitgeber, Hochschulen und Aussteller. Die englische Fassung wird in der Datenbank gespeichert, bis das Profil gelöscht wird. In einen englischen CV-Export gelangt sie erst, nachdem du sie bestätigt hast; ändert sich dein deutsches Profil danach, ist sie veraltet und wird nicht mehr exportiert.
- Suche in natürlicher Sprache (nur Nextado und Partner-Manager): der eingegebene Suchtext (Kontaktdaten entfernt) und die Bezeichnungen des Skill-Katalogs; die Treffer kommen danach aus der Datenbank.
- Leads und Skill-Katalog (Nextado): Titel und Beschreibung eines Leads ohne Kundenname, Beträge und Kontaktdaten sowie der Skill-Katalog; für die Pflege des Katalogs Begriffe aus Auswertungen ohne Personenbezug.
Passende Profile finden (geplant). Nextado kann sich bei der Suche Bewertungsvorschläge anzeigen lassen. Sie sind eine Entscheidungshilfe: Über Anfragen und Vorstellungen entscheiden immer Menschen. Es gibt keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung für dich (Art. 22 DSGVO).
8. Wie lange speichern wir Daten?
| Daten | Speicherdauer |
|---|---|
| Profilbild und Darstellungswahl | bis du das Bild entfernst oder ersetzt, spätestens mit der endgültigen Löschung deines Kontos; ein entferntes Bild wird sofort gelöscht. Die Erlaubnis für CVs kannst du jederzeit zurücknehmen und sie endet mit dem Entfernen des Bildes. Bereits an Kunden übergebene CVs enthalten das Bild weiter |
| Konto und Profil samt Inhalten und Verfügbarkeitshistorie | bis zur Löschung deines Profils (Abschnitt 9); bei Beschäftigten eines Partners spätestens mit dem Ende der Zusammenarbeit zwischen Nextado und dem Partner, nach Maßgabe der Vereinbarung |
| Einladungsdaten der angenommenen Einladung | bis zur endgültigen Löschung deines Profils |
| Nicht angenommene, widerrufene oder abgelaufene Einladungen | 30 Tage nach Ablauf der Einladung, danach automatische Löschung |
| Verdächtige Uploads beim Lebenslauf-Import (Angaben zum Vorgang und kurze Fundstellen) | 30 Tage, danach automatische Löschung |
| Sicherheitsprotokoll (Abschnitt 3.3) | 24 Monate |
| Änderungs- und Exportprotokoll (Abschnitt 3.3) | 24 Monate |
| Technische Zähler zur Missbrauchsabwehr | wenige Minuten; abgelaufene Zähler werden täglich gelöscht |
| Sicherungskopien der Datenbank | [bitte ergänzen: Aufbewahrung der Datensicherungen auf dem eigenen Server]. Gelöschte Daten können bis zum Ablauf dieser Frist in Sicherungen verbleiben; wird eine Sicherung eingespielt, werden bereits erfolgte Löschungen erneut ausgeführt (dafür bleibt eine Löschliste aus Profilkennung und Zeitpunkt 14 Tage bestehen) |
| Englische Fassung des Profils | bis zur Löschung des Profils (oder bis du sie neu erstellen lässt) |
| Nutzungszähler der KI-Funktionen | bis zur endgültigen Löschung deines Kontos |
| Cookies | Sitzungs-Cookie bis zur Abmeldung oder zum Ablauf der Sitzung; Zwei-Faktor-Cookies höchstens eine Stunde |
Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.
9. Löschung und Wiederherstellung
- Du kannst dein Profil jederzeit selbst löschen. Es ist dann sofort für alle unsichtbar und dein Konto wird gesperrt. Sieben Tage lang kannst du die Löschung mit einem Wiederherstellungslink rückgängig machen; Nextado-Admins können in dieser Zeit ebenfalls wiederherstellen (mit Begründung, die protokolliert wird).
- Nach sieben Tagen löschen wir dein Profil mit allen Inhalten, deine Einladung, dein Konto und deinen Zugang endgültig. Es bleibt nur ein Eintrag aus Profilkennung und Löschzeitpunkt (14 Tage, siehe Abschnitt 8) sowie das Änderungsprotokoll (24 Monate, ohne Inhalte).
- Manager deines Partnerunternehmens können dein Profil deaktivieren (1 bis 30 Tage, danach folgt die Löschung) oder löschen. Auch dann gilt die siebentägige Wiederherstellung durch den auslösenden Manager oder Nextado-Admins.
- Wenn du ein Recht auf Löschung geltend machst (Abschnitt 10), erfüllen wir es mit demselben Verfahren; wir können eine Wiederherstellung auf Wunsch ausschließen.
10. Deine Rechte
Du hast nach der DSGVO folgende Rechte, die du über info@nextado.com oder, soweit möglich, direkt im Staffing Hub ausüben kannst:
- Auskunft über deine Daten und deren Verarbeitung (Art. 15) und eine Kopie.
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16): Du kannst dein Profil selbst bearbeiten.
- Löschung (Art. 17): Du kannst dein Profil selbst löschen (Abschnitt 9).
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18).
- Datenübertragbarkeit (Art. 20): Du erhältst die Daten, die du bereitgestellt hast, in einem gängigen Format.
- Widerspruch (Art. 21) gegen Verarbeitungen, die wir auf berechtigte Interessen stützen, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben.
- Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3), soweit du eine erteilt hast.
- Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77), insbesondere Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.
Bist du Beschäftigte(r) eines Partners, kannst du dich auch an dein Unternehmen wenden. Wir leiten Anfragen an den jeweils Zuständigen weiter.
11. Pflicht zur Bereitstellung
Name, E-Mail-Adresse und Passwort sind erforderlich, um ein Konto anzulegen. Alle Profilangaben sind freiwillig; je weniger du angibst, desto geringer ist allerdings die Chance, für passende Projekte berücksichtigt zu werden. Ohne Konto können wir dir den Staffing Hub nicht bereitstellen.
12. Sicherheit
- Verschlüsselte Übertragung (HTTPS).
- Streng getrennte Mandanten und Rollen: Jeder Zugriff wird auf dem Server geprüft; Partner sehen nie Daten anderer Partner.
- Zweiter Faktor für Admins immer, für alle anderen nach Einstellung von Nextado; Schutz vor wiederholtem Ausprobieren von Passwörtern und Codes.
- Kontaktdaten erscheinen in keinem Kundenexport; interne Kundenreferenzen verlassen das Profil nie.
- Notfallsperre für Konten, Protokollierung wichtiger Vorgänge, Datensicherungen mit begrenzter Aufbewahrung; Betrieb auf eigenen Servern in einem Rechenzentrum in Deutschland.
13. Änderungen
Wir passen diese Hinweise an, wenn sich der Staffing Hub oder die Rechtslage ändert, insbesondere wenn die oben als „geplant“ bezeichneten Funktionen freigeschaltet werden. Das Datum und die Version stehen oben; bei wesentlichen Änderungen informieren wir dich in geeigneter Form. Ältere Fassungen stellen wir auf Anfrage bereit.